Beweeglijk. Elegant woord, eigenlijk. Doet denken aan ballet. Een school vissen. Een zwerm vogels. Souplesse. Lenigheid. Strategisch meebewegen. Ritme. Coördinatie. Snelheid. Beweeglijke organisaties kunnen goed omgaan met onzekerheid en turbulentie. Ze passen zich makkelijk aan aan nieuwe omstandigheden en zijn daardoor beter dan starre concurrenten in staat om te overleven. 

Beweeglijkheid omvat meer dan flexibiliteit. Flexibiliteit is het best te vergelijken met een elastiekje omdat er altijd krachten van buitenaf nodig zijn om het te kunnen uitrekken. Beweeglijk daarentegen is meer een hondje dat eigenstandig op situaties reageert.

Beweeglijkheid kunnen we breed opvatten, als typering van een organisatiecultuur waar eigen initiatieven worden toegejuicht (zelfs als achteraf blijkt dat het helemaal niet zo’n goed idee was) en medewerkers en de gewoonste zaak van de wereld vinden om samen te werken. Klanten en creativiteit de organisatie binnenbrengen, is zonder enige twijfel de beste manier om een innovatief en constructief werkklimaat te scheppen. Bedrijven die zo werken, schoppen het vaak ver. Handig als je het allebei in huis hebt: flexibiliteit én beweeglijkheid.


Omgaan met onzekerheid
Bedrijven steken veel energie in het voorspellen van de toekomst om daarmee inzicht te krijgen in de vraag die gaat komen. Echter, in de praktijk blijken we eigenlijk helemaal niet goed in staat om die toekomst betrouwbaar te voorspellen. Wat wel kan, is scenario’s maken. Toekomstscenario’s voorspellen ook geen toekomst maar zij kunnen die wel voorstelbaar maken. Bedrijven die werken met toekomstscenario’s, kunnen sneller reageren en zijn wendbaarder bij het aanpassen van hun strategie. Zo richten ze hun organisatie dan vaak ook in.

Sowieso een goed idee: het bouwen van een wendbare, beweeglijke organisatie die kan omgaan met onzekerheid, onvoorspelbaarheid en turbulentie. Van essentieel belang is om daarbij de juist randvoorwaarden te creëren: zo moeten medewerkers elkaar goed genoeg kennen om de drempel om dingen aan elkaar te durven vragen zo laag mogelijk te maken. Want mengen en met elkaar in gesprek raken over afdelingen heen zijn essentiële ingrediënten voor het kunnen realiseren van een beweeglijke organisatie. En dat heeft wel degelijk ook met structuur te maken. Zet maar eens een pingpongtafel in je bedrijf en kijk wat er gebeurt.


Beweeglijke ketens: Expeditie Robinson
Voor bedrijven die procesmatig werken en waar de fysieke goederenstroom een belangrijke rol speelt, is de vergroting van de beweeglijkheid van de ketens een belangrijk thema. Gebaseerd op het even simpele als complexe uitgangspunt dat doelen eerder worden gehaald en kosten beter in de hand kunnen worden gehouden naarmate de schakels in een keten vaster in elkaar grijpen.

Waar het op neerkomt in het huidige omnichannel tijdperk, is dat goederen op het juiste moment, in het juiste verkoopkanaal, in de juiste hoeveelheden en tegen de laagst mogelijk kosten beschikbaar komen voor de klanten. Daarom zijn beweeglijke ketens ook zo cruciaal voor eigentijdse organisaties. Want de hedendaagse klant heeft geen zin om te wachten. De hedendaagse klant wil z’n goederen overal en altijd kunnen kopen, bestellen, afhalen en terugbrengen. Zeven dagen in de week. Vierentwintig uur per dag. Op elke plek die voor de klant handig is. Met minder neemt de hedendaagse klant geen genoegen.

Als bedrijf heb je geen keus. Een beweeglijke keten is als een Expeditie Robinson: je moet zien te overleven.


Structuur
In de wereld van de Supply Chain komen rationele processen als berekenen en analyseren doorgaans op de eerste plaats. Systemen, algoritmes, data en getallen vormen de bouwstenen voor stabiele, gestandaardiseerde en robuuste werkprocessen. Samen met o.a. procedures & werkinstructies, functieprofielen, kwaliteitsstandaarden en servicelevels geven zij de structuur die nodig is om processen goed te beheren en te beheersen.

Hoe gek het misschien ook klinkt, juist deze structuur is noodzakelijk om maximaal beweeglijk te kunnen zijn. De structuur fungeert als de sleutel waarmee alle medewerkers in staat worden gesteld om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Structuur is een belangrijke verleider en uitlokker van gedrag in een organisatie.

Een beweeglijke organisatie besteedt dus aandacht aan structuur, zowel in fysieke als in overdrachtelijke zin. De stabiele kern van een gestructureerde organisatie bestaat uit drie elementen:

  • Werken vanuit een duidelijke bedoeling (snappen waarom je doet wat je doet)
  • Een vruchtbaar werkklimaat (de bereidheid om elkaar onvoorwaardelijk te helpen)
  • De klant op de eerste plaats


De ogen van de klant
Vandaag de dag wordt er veel gesproken over het kantelen van organisaties als methodiek om te werken vanuit de wens van de klant. Wie die klant goed wil begrijpen, moet leren om niet vanuit de organisatie naar buiten te kijken, maar van buiten naar binnen, door de ogen van de klant. Zo kijkend, ziet elke medewerker de afwegingen die de klant maakt om juist wel bij zijn/haar bedrijf te kopen en niet bij al die andere hofleveranciers van Koning Klant. Via de ogen van de klant realiseert men zich ook dat waardecreatie ruim voor de daadwerkelijke aankoop begint en pas lang erna eindigt.

Soms lijkt het erop dat medewerkers het stroomlijnen en optimaliseren van processen als belangrijke doelstellingen zien. Hoe belangrijk en nuttig ook, het is niet waarvoor de organisatie op aarde is. Het werkelijke doel van de organisatie is creatie van klantwaarde. In die zin zou elke organisatie erover moeten nadenken hoe klanten als het ware een afdeling in het bedrijf kunnen gaan vormen en daar dingen te doen die bijdragen aan de organisatiedoelen.


Beweeglijkheid bij BIG
Anders leren kijken naar de klant is geen kwestie van oogmeetkunde maar van bedrijfscultuur. De cultuur van een organisatie beïnvloedt in hoge mate de wijze waarop wordt gekeken naar en gereageerd op klanten en de omgeving. Een beweeglijke, klantgerichte organisatie is dus en slim samenspel van structuur en cultuur. Structuur lokt gedrag uit en is daarmee medebepalend voor de cultuur.

BIG helpt organisaties om anders te leren kijken, de juiste structuur neer te zetten en de ideale randvoorwaarden voor beweeglijkheid te realiseren. Met eenvoudige en pragmatische bouwstenen en een frisse blik.